Las 20 Causas del Desperdicio del tiempo

Los 20 causas del desperdicio del tiempo son las siguientes:

1. Manejarse por crisis: cuando la crisis ocurre, usted se distrae de sus prioridades del día. Planeando con antelación las posibles soluciones a problemas que puedan ocurrir, usted puede reducir las probabilidades de que sucedan.
2. Interrupciones telefónicas: si bien contestar el teléfono puede ser una condición natural en el hombre, siga ciertos pasos para disminuir las interrupciones:
- Bórrese de la mente la idea de que la necesidad de quien lo llama, es demasiado importante para ser ignorada
- Filtre las llamadas que le hacen, utilizando cualquier técnica que le sea útil (delegándoselas a su asistente, usando una máquina de contestar el teléfono, etc)
- Atienda las llamadas que usted quiera, cuando esté disponible y tenga tiempo para hacerlo.
3. Planificación inadecuada: aprenda a hacer primero lo primero, empleando un sistema de planificación. Integre sus actividades diarias en un sistema que incluya tanto proyecciones como planificaciones mensuales.
4. Hacer demasiadas cosas: aprenda a delegar, a decirle no a su jefe y a organizarse mejor. Así no tendrá que hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.
5. Visitas inesperadas: supere su necesidad de sentirse importante, de prestar ayuda en cualquier momento o de ser indispensable para los demás. Si no puede evitar estas visitas:
- No se extienda y conteste rápidamente las preguntas de los visitantes.
- Postergue una reunión con ellos para otro momento.
- Refiéralos a otra persona que pueda ayudarlos también.
- Motívelos a resolver ellos mismos sus inconvenientes.
6. Delegación ineficaz: supere su renuencia a delegar y aprenda a hacerlo de forma eficaz. Seleccione a la persona adecuada, de le instrucciones claras y precisas, otórguele la autoridad necesaria, repita de ser necesario lo que espera de ella, suminístrele apoyo y entrénela como deba ser necesario para que cumpla con lo que usted quiere.
7. Desorganización personal: mantenga su escritorio limpio; deshágase de su lista de “cosas por hacer” y sustitúyala por un sistema organizador integrado. Busque un sitio fijo para los papeles que utilice a lo largo del día.
8. Falta de autodisciplina: recuérdese que usted es “una persona ordenada”. Coloque sus metas del día en un lugar visible, utilice el sistema organizador, establezca fechas límites y planifique sus actividades.
9. Incapacidad para decir “no”: escuche lo que la otra persona le está pidiendo hacer. Diga “no” si es necesario, argumente sus razones y ofrézcale alternativas.
10. Desidia: reconozca que usted tiene el control; comprométase a cambiar y no continúe aplazando las cosas, hágalas lo más pronto posible.
11. Reuniones: haga que las reuniones sean más eficaces, llevando una agenda y poniendo un horario para ellas. Descarte las reuniones a las que no necesita asistir.
12. Papeles innecesarios: organice los documentos y papeles que tiene que utilizar en sus actividades diarias; deseche aquellos que no necesita.
13. Tareas sin acabar: use su autodisciplina para volver a tareas que han sido interrumpidas. Cuando aplace algún trabajo o tarea, trate de dejarlo de forma tal que le sea fácil volver a retomarlo.
14. Personal inadecuado: ayude a las personas que trabajan para usted a que aprendan buenas técnicas para administrar su tiempo.
15. Socialización: reduzca el tiempo excesivo de socializar con los demás en horas laborales; utilice señales o mensajes que indiquen el fin de estos momentos.
16. Responsabilidades y autoridad confusas: aclare lo que hace cada quien e identifique el nivel de autoridad de cada persona.
17. Mala Comunicación: aclare el propósito de su comunicación, sea un buen interlocutor, utilice las palabras correctas y aplique otra buena técnica de comunicación.
18. Controles inadecuados: utilice un mejor sistema de control y monitoreo.
19. Información incompleta: trabaje hasta encontrar un sistema que le asegure la obtención adecuada de la información que usted requiere.
20. Viajes innecesarios: reduzca los viajes innecesarios de negocios o el desperdicio de tiempo en estos; trate que las otra personas vengan a donde usted se encuentra, o utilice sistemas de conferencia remota.

Fuente: Libro "La trampa del tiempo" de Alec MacKenzie.